Protecția datelor cu caracter personal

Nota de informare

privind prelucrarea datelor cu caracter personal efectuată de către

Instituția Avocatul Poporului

 

Instituția Avocatul Poporului, cu sediu în strada George Vraca, nr. 8, sector 1, București, tel. 021/312.71.34, fax:  021/312.49.21, website: www.avp.ro, email: avp@avp.ro, vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.

Scopurile și baza legală a prelucrărilor

În conformitate cu legislația națională (Legea 102/2005, modificată și completată, Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004) şi europeană (Regulamentul 2016/679/UE, Directiva 2016/680/CE, Directiva 2002/58/CE) în vigoare, Instituția Avocatul Poporului are obligația de a administra în condiții de siguranță şi numai pentru scopurile specificate, datele personale care îi sunt furnizate.

Prelucrarea se referă la orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul. În exercitarea atribuțiilor avute, prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituția Avocatul Poporului  se circumscrie situației definită de art. 6 alin. 1) lit. e) din Regulamentul UE nr. 679 din 27 aprilie 2016.

Instituția Avocatul Poporului prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu prevederile GDPR, în calitate de operator, prin intermediul domeniilor de activitate/serviciilor/birourilor/birourilor teritoriale/centrelor zonale, în conformitate cu prevederile specifice aplicabile, pentru derularea următoarelor activități:

  • îndeplinirea demersurilor legale specifice activității de soluționare a petițiilor (vizite/anchete/adrese autorități/recomandări);
  • îndeplinirea activităților de monitorizare specifice MNP;
  • formularea punctelor de vedere la solicitarea Curții Constituționale;
  • sesizarea Înaltei Curți de Casație și Justiție cu recursuri în interesul legii;
  • sesizarea instanței de contencios administrativ;
  • organizare/derulare evenimente;
  • derularea oricăror raporturi juridice rezultate din contractele încheiate de instituția Avocatul Poporului;
  • soluționarea cererilor de informații publice, adresate de persoane fizice sau juridice conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public;
  • demersuri conexe activități de soluționare a cererilor de exercitarea a drepturilor prevăzute în Regulamentul GDPR;
  • activități de resurse umane ce decurg din raporturile contractuale de muncă;
  • schimbul de informații şi de experiență în relațiile cu organizații şi instituții internaționale
  • realizarea de sesizări/raportări către instituțiile competente conform reglementărilor legale aplicabile (de ex: sesizarea organelor de urmărire penală și raportarea către instituțiile europene și naționale);
  • arhivarea atât în format fizic, cât și electronic a documentelor, realizarea de servicii de registratură a corespondenței adresate și expediată de instituția Avocatul Poporului, precum și realizarea de activități de curierat/poștă, după caz;
  • organizarea și derularea stagiilor de practică ale studenților la sediul instituției Avocatul Poporului / sediile birourilor teritoriale.

Menționăm că datele cu caracter personal sunt, uneori, folosite de către instituția Avocatul Poporului pentru o serie de scopuri secundare (de ex: pentru arhivare, audit intern etc.), acestea fiind întotdeauna compatibile cu scopurile principale, pentru care datele respective au fost inițial colectate.

Dacă nu sunteți de acord cu furnizarea datelor personale, Instituția Avocatul Poporului prin intermediul domeniilor de activitate/serviciilor/birourilor/birourilor teritoriale/centrelor zonale din structura sa nu poate să realizeze demersurile legale pentru a vă răspunde la petiții/a formula răspunsuri la punctele de vedere solicitate etc.

Temeiul legal al prelucrării datelor

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru îndeplinirea obligațiilor legale care îi revin operatorului (Instituția Avocatul Poporului), conform articolului 6 alin. (1) litera c) și e) din GDPR.

În măsura în care sunt necesare categorii speciale de date cu caracter personal, Instituția Avocatul Poporului va solicita consimțământul dvs. în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) lit. (a) din GDPR.

Legislația care guvernează, în principal, activitățile domeniilor de activitate /serviciilor/birourilor/birourilor teritoriale/centrelor zonale din cadrul Instituției Avocatul Poporului sunt următoarele:

Regulamentul 2016/679/UE, Directiva 2016/680/CE, Directiva 2002/58/CE

  • Legea nr. 35/1997 privind organizarea şi funcționarea instituției Avocatul Poporului, republicată;
  • Ordinul nr. 153/2019 pentru aprobarea Regulamentului privind organizarea și funcționarea instituției Avocatul Poporului;
  • Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;
  • Legea nr. 554/2004 a contenciosului administrativ, cu modificările și completările ulterioare;
  • Legislația incidentă fiecărui domeniu de activitate.

Tipuri de date cu caracter personal pe care le prelucrăm

Politica privind protecția și securitatea datelor personale a Instituției Avocatul Poporului este de a colecta numai datele personale necesare în scopurile menționate și de a solicita persoanelor vizate să ne comunice numai acele date cu caracter personal strict necesare îndeplinirii acestor scopuri.

Categoriile de date personale (clasice sau digitale) supuse prelucrărilor la nivelul domeniilor de activitate/serviciilor/birourilor/birourilor teritoriale/centrelor zonale din cadrul Instituției Avocatul Poporului sunt următoarele:

Pentru activitatea de soluționare a petițiilor

  • nume, prenume;
  • semnătura;
  • detalii de contact – număr de telefon personal, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință, etc.;
  • date referitoare la persoanele fizice cuprinse în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului judiciar puse la dispoziție.

În mod excepțional:

  • serie și număr CI/BI;
  • CNP.

Pentru activitatea de audiențe/dispecerat la sediul instituției si la sediul Birourilor teritoriale

  • nume, prenume;
  • semnătura;
  • detalii de contact – număr de telefon personal, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință, etc.;
  • date referitoare la persoanele fizice cuprinse în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului judiciar puse la dispoziție.

În mod excepțional:

  • serie și număr CI/BI;
  • CNP.

Pentru formulare de acțiuni și reprezentare în instanță.

  • nume, prenume;
  • semnătura;
  • detalii de contact – număr de telefon personal, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință etc.;
  • serie și număr CI/BI;
  • CNP;
  • date referitoare la persoanele fizice cuprinse în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului judiciar puse la dispoziție.

Pentru formularea punctelor de vedere

  • nume, prenume;
  • date referitoare la persoanele fizice cuprinse în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului judiciar puse la dispoziție.

Pentru activitatea de sesizare a Înaltei Curți de Casație și Justiție

  • nume, prenume;
  • date referitoare la persoanele fizice cuprinse în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului;
  • judiciar puse la dispoziție.

Pentru organizare/derulare evenimente

  • nume, prenume;
  • funcție, profesie;
  • denumirea angajatorului;
  • detalii de contact – număr de telefon personal/de serviciu, adresă de email, adresă poștală;

Pentru organizarea și derularea stagiilor de practică ale studenților la sediul instituției Avocatul Poporului / sediile birourilor teritoriale

  • nume, prenume;
  • serie și număr CI/BI
  • denumirea unității de învățământ superior;
  • detalii de contact – număr de telefon personal, adresă de email;

Pentru activitatea de sesizare din oficiu

  • nume, prenume, vârstă;
  • date referitoare la persoanele fizice cuprinse în informațiile furnizate din surse media (presă, TV, internet etc)

Pentru încheiere contracte

  • nume, prenume;
  • funcție;
  • denumirea angajatorului;
  • detalii de contact – număr de telefon personal/de serviciu, adresă de email, adresă poștală.

Ne rezervăm dreptul de a solicita alte date necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor domeniilor de activitate/serviciilor/birourilor/birourilor teritoriale/centrelor zonale din cadrul Instituției Avocatul Poporului, strict în conformitate cu prevederile legale.

Sursa datelor cu caracter personal

  • Instituția Avocatul Poporului prin domeniile de activitate/servicii/birouri/birouri teritoriale/centre zonale colectează date personale direct de la dumneavoastră sau de la terți (cum ar fi alte instituții ori entități care se adresează Instituției Avocatul Poporului sau cărora instituția Avocatul Poporului se adresează ori alte persoane vizate) sau din documente publice, portalul instanțelor de judecată din Romania administrat de Ministerul Justiției,  în hotărâri judecătorești și alte acte ale sistemului judiciar puse la dispoziție; terți abilitați în vederea deținerii unor baze de date, informații primite în cadrul formulării unor plângeri/sesizări de către terțe persoane;

Categorii de destinatari ai datelor cu caracter personal

Datele dumneavoastră personale sunt destinate utilizării de către operator (Instituția Avocatul Poporului) şi sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

  • alte instituții/autorități centrale și locale în vederea soluționării petițiilor și a realizării celorlalte demersuri legale specifice instituției;
  • instanțelor de judecată în vederea formulării de acțiuni și reprezentării în instanță;
  • în cadrul activității de organizare/derulare evenimente a operatorului;
  • în cadrul activității de anchete/vizite.

Dezvăluirea datelor către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior.

Perioada de stocare a datelor personale

Datele dumneavoastră personale sunt stocate pe perioada necesară efectuării tuturor demersurilor întreprinse pentru susținerea activităților domeniilor de activitate /serviciilor/birourilor/birourilor teritoriale/centrelor zonale din cadrul Instituției Avocatul Poporului de relații publice, petiționare, formulare de puncte de vedere, organizare, derulare evenimente, soluționarea acțiunilor de către instanțele de judecată competente, îndeplinirea atribuțiilor legale de vizite, soluționare a petițiilor, înregistrarea și soluționarea notificărilor de încălcare a securității datelor cu caracter personal, precum și înregistrarea formularelor de declarare responsabil cu protecția datelor, după care vor fi arhivate potrivit legislației aplicabile.

Drepturile dumneavoastră și modul de exercitare al acestora

Conform prevederilor legale aplicabile, beneficiați de dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergerea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziție şi procesul decizional individual automatizat.

Pentru exercitarea drepturilor dvs. vă rugăm să contactați direct, responsabilul cu protecția datelor din cadrul Instituției Avocatul Poporului la adresa: protectie.date@avp.ro sau în scris la sediul Instituției Avocatul Poporului.

Prelucrările de date speciale sau întemeiate pe consimțământ

Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din GDPR, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

Facem precizarea că, raportat la prevederile Legii nr. 35/1997 privind organizarea şi funcționarea instituției Avocatul Poporului, republicată, prelucrarea datelor personale obținute din petițiile adresate Instituției Avocatul Poporului îndeplinește cerințele unei prelucrări (dezvăluiri) legale, nefiind nevoie de obținerea consimțământului pentru o astfel de prelucrare.

La sediul Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cetățenii pot primi informații privind modul de completare a formularelor de notificare şi legislația aplicabilă prelucrărilor de date cu caracter personal pe teritoriul României.

Coordonate de contact

Sediul Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal este în: Bulevardul Magheru, nr. 28-30, sector 1, București
Telefon: +40.318.059.211/+40.318.059.212
Fax: +40.318.059.220

Internet: www.dataprotection.ro
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

 

 

Sari la conținut